Chào mừng bạn đến với trang hướng dẫn sử dụng phần mềm QLDA GXD. Đọc kỹ hướng dẫn trước và khi đang sử dụng luôn là điều rất tốt.

Phần mềm QLDA GXD gồm nhiều modul: Modul web app qlda.gxd.vn chạy trên server và bạn sử dụng qua mạng. Modul phần mềm chạy trong máy tính, bạn mở máy tính, mở phần mềm để sử dụng.

Bạn có thể sử dụng máy tính hoặc điện thoại, hoặc thiết bị di động như Ipad để sử dụng modul web app qlda.gxd.vn.

# A. Cài và tra cứu các tài liệu trên Android và IOS

Mời bạn xem Hướng dẫn cài app trên Android và IOS

# B. Phần sau hướng dẫn sử dụng Modul trên máy tính

HÀ NỘI – 2021
PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG GXD
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN GXD

# I. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA PHẦN MỀM

# 1. Tra cứu quy trình

Bạn được giao thực hiện các thủ tục chỉ định thầu, bạn không biết phải làm thế nào ?

Bước 1. Mở phần mềm QLDA GXD

Bước 2. Vào sheet Quy trình và tra từ khóa "chỉ định thầu"

Chỉ cần gõ C hoặc Q là ra các quy trình để bạn chọn

Chỉ cần gõ C hoặc Q là ra các quy trình để bạn chọn

Bước 3. Hưởng thụ thành quả

Các đầu việc của quy trình chỉ định thầu, kèm theo Căn cứ pháp lý và thời gian (nếu chưa có hoặc lạc hậu thì bạn bám vào đó để cập nhật quy định mới):

Tra quy trình tiếp theo

Đơn giản vậy thôi! Bạn có khung các bước cần làm theo quy trình chỉ định thầu, từ đó bạn nghiên cứu các điều khoản quy định theo thông tin trong bảng trên. Bạn có thể chèn dòng, chèn thêm đầu việc, thêm các ghi chú, thêm các tài liệu... vào quy trình. Sau đó lưu lại thành bản kế hoạch, có thể in ra rồi bám theo đó mà làm.

Còn rất nhiều các quy trình khác: Chào hàng cạnh tranh, đấu thầu rộng rãi, thực hiện dự án... được các chuyên gia GXD xây dựng trong Cơ sở dữ liệu phần mềm QLDA GXD. Bạn chưa biết, bạn là người mới, tra quy trình đó ra, lấy đó làm định hướng, chỉ nhặt được chút nào đó giúp cho bạn cũng đã tốt so với bắt đầu từ số không rồi.

Điều rất hay nữa là bạn có thể tự thêm các quy trình thường dùng ở cơ quan bạn vào cơ sở dữ liệu của phần mềm QLDA GXD và đưa ra để mọi người cùng sử dụng, hoặc chia sẻ cho cộng đồng... Nếu tất cả mọi việc chúng ta đều có quy trình rõ ràng, mạch lạc thì cuộc sống và công việc sẽ dễ dàng biết bao.

# 2. Quản lý hệ thống file văn bản đầu tư xây dựng

Bước 1. Bạn cài và chạy phần mềm Quản lý dự án GXD

Bước 2. Bạn vào link sau để tải Kho dữ liệu văn bản:

https://giaxaydung.vn/threads/kho-du-lieu-su-dung-voi-phan-mem-quan-ly-tai-lieu-du-an-gxd.103153/ (opens new window)

Bước 3. Bạn bấm nút Cập nhật dữ liệu

Chỉ vậy thôi, bạn lưu file đó lại, khi cần thì mở ra dùng, kích vào Mở file là mở được file văn bản.

Nút lệnh cập nhật dữ liệu và link mở file
  • Khi quản lý dự án bạn phải quản lý nhiều văn bản, tài liệu của dự án cụ thể. Bạn tải xuống 1 văn bản mới thuộc dự án của bạn và bổ sung thêm vào danh mục nói trên dễ dàng.

# 3. Quản lý file và folder cá nhân và dự án

Bạn có thể bán cho tôi 1 giây trôi qua của bạn với giá 1 tỷ không? Không thể được, thời gian trôi qua không thể lấy lại được.

Số lượng file, folder tài liệu của cá nhân bạn (tư) và của dự án bạn tham gia (công) ngày càng nhiều. Nhiều lúc tốn rất nhiều thời gian mà không tìm ra 1 file để ở đâu? Chịu khó một chút đưa thông tin file đó vào trong 1 sheet Excel, thêm cả các mô tả và ghi chú nữa.

  • Khi cần có thể dùng lệnh tìm kiếm trong sheet, với nhiều thông tin trực quan nên dễ dàng hơn nhiều.
  • Bạn có thể thực hiện lệnh đổi file hàng hoạt: đổi tên ở cột Tên file, chỉnh sửa trong Excel rất dễ và nhanh, sau đó dùng lệnh Đổi tên file.
Quản lý hệ thống file tài liệu khoa học, tiết kiệm rất nhiều thời gian
  • Chỉ 3 ví dụ trình bày nói trên thôi bạn đã thấy việc ứng dụng phần mềm QLDA GXD rất hiệu quả rồi phải không nào. Chưa kể modul qlda.gxd.vn là 1 thành phần của phần mềm QLDA GXD với rất nhiều tư liệu hữu ích và công cụ đắc lực để bạn khai thác, sử dụng vào công việc.

# II. THAY ĐỔI TƯ DUY VÀ CÁCH LÀM VIỆC

# 1. Quản lý hệ thống tài liệu, kế hoạch khoa học và chuyên nghiệp

Một bạn ở Cao Bằng đã dùng phần mềm trong quản lý hệ thống tài liệu, kế hoạch của dự án (xem phần khoanh đỏ ở hình dưới).

Hệ thống các sheet quản lý tài liệu trên 1 file

Bạn ấy chia ra các chủ đề được là bởi vì trong phần mềm có lệnh nhân bản các sheet:

Lệnh tạo sheet mẫu mới

Sheet Quản lý bạn ấy nhân ra, sau đó chọn thư mục chứa loại tài liệu đó đưa vào, rất khoa học, từ đó thấy bạn ấy bảo khỏe lắm.

Tây họ có chức danh Document Control, được đào tạo, lương rất cao. Ta chưa chú trọng đào tạo kỹ năng này, nên khi đi làm anh/em nghĩ sao làm vậy, hầu hết là kiêm nhiệm, thành ra đến giữa hoặc cuối dự án có một mớ hỗn độn. Cần tìm gì là 1 cực hình. Nhiều hôm ngồi vẩn vơ cả buổi tìm 1 cái file nào đó trong máy, sau không tìm được thì thôi ngồi chơi. Điều này cần thay đổi.

# 2. Sắp xếp lại hệ thống file trong máy tính

Bạn đã thấy số lượng file tài liệu trong máy tính trở nên quá nhiều và lộn xộn? Nhiều hôm ngồi vẩn vơ cả buổi tìm 1 cái file nào đó trong máy, sau không tìm được thì thôi ngồi chơi. Nếu bạn là người làm việc nhiều, ham học hỏi, chuyên môn giỏi, tham gia vào nhiều dự án, ham tải các tài liệu trên mạng về… dù bây giờ câu trả lời chưa thì đến lúc bạn sẽ đối mặt điều đó thôi. Tôi đã đối mặt việc đó và tôi nhìn trước cho bạn. Tôi đã dùng phần mềm QLDA để sắp xếp lại các files trong máy tính của mình, việc này không thể diễn ra trong ngày một ngày hai, vì số lượng file dữ liệu của tôi nhiều khủng khiếp sau 20 năm làm việc tích cực. Phần mềm QLDA có các công cụ giúp bạn làm điều này, nếu bạn là người chăm chỉ, ngăn nắp và muốn xây dựng tác phong làm việc nhanh và chuyên nghiệp thì đây là 1 công việc rất thú vị.

Các lệnh Quản lý dữ liệu như hình dưới sẽ giúp bạn tăng tốc, biến công việc nhàm chán và tốn thời gian này công việc rất thú vị. Khi nhìn thấy hệ thống file tài liệu được sắp xếp đều tăm tắp, tên file được đặt lại theo chuẩn khoa học, nghĩ về hệ thống dữ liệu trong máy tính của mình bạn sẽ thấy lợi ích to lớn thế nào:

Các lệnh giúp bạn quản lý file dữ liệu nhanh chóng và khoa học hơn

# 3. Bạn có thể sử dụng phần mềm Quản lý dự án GXD vào việc gì?

  • Tra cứu Hệ thống quy trình thực hiện các công việc, trình tự lập dự án được gắn kèm với căn cứ pháp lý và biểu mẫu. Từ đó bạn cũng có thể nhập tiến độ thực hiện để quản lý quy trình theo tiến độ.
  • Tra cứu hệ thống các văn bản về Luật, Nghị định, Thông tư quy định, hướng dẫn về đầu tư xây dựng, quản lý dự án, đấu thầu, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, an toàn lao động, hợp đồng, thanh quyết toán và tương lai là các lĩnh vực khác...;
  • Quản lý tài liệu của riêng từng công trình, từng dự án mà bạn tham gia. Hàng ngàn đến cả trăm ngàn file bản vẽ, hồ sơ, tài liệu… bây giờ sẽ được quản lý khoa học hơn, tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, đỡ ức chế;
  • Quản lý tài liệu cá nhân. Ví dụ: Tôi dùng để quản lý các file tài liệu giảng dạy (bài tập, slide, bài giảng, giáo trình…), quản lý các file tài liệu làm tư vấn. Bạn có thể dùng quản lý hệ thống file ngày càng nhiều trong máy tính. Hôm nay bạn có thể chưa để ý, đến một ngày bạn sẽ thấy lợi ích to lớn của việc này;
  • Đổi tên file theo quy tắc ứng dụng BIM (nêu tại Quyết định số 348/QĐ-BXD ngày 02/04/2021 của Bộ Xây dựng);
  • Sử dụng các biểu mẫu do GXD sưu tầm, biên soạn cung cấp trong phần mềm để thực hiện công việc hàng ngày tại công trình các dự án xây dựng;
  • Tham khảo các quy trình thực hiện công việc, quy trình quản lý dự án xây dựng cung cấp theo phần mềm để ứng dụng vào công việc.
  • .v.v. và rất nhiều ứng dụng sáng tạo nữa.

# 4. Phần mềm Quản lý dự án GXD sẽ thay đổi cách làm việc như nào?

Buổi sáng, bạn mở máy tính, mở phần mềm QLDA GXD, mở file quản lý dự án của bạn. Tìm tài liệu đang làm dở và bấm vào Mở file làm tiếp. Bạn cũng có thể kiểm tra xem GXD có cập nhật cho bạn Nghị định, Thông tư hay tài liệu nào mới không!

Trong ngày, nếu làm ra thêm file tài liệu nào, bạn thả vào thư mục chứa tài liệu, rồi trong phần mềm QLDA GXD bạn thêm thông tin file đó vào file Excel bằng lệnh Kiểm tra tài liệu.

Cuối ngày, bạn thêm các thông tin thuộc tính (properties) thêm cho file tài liệu (file mà bạn làm ra, nhận được từ email, tải từ web xuống…) vào file Excel quản lý tài liệu của bạn sau đó lưu lại, tắt máy và nghỉ ngơi.

Bất kỳ khi nào cần tìm tài liệu gì của dự án, bạn lại ra Desktop, mở file Quanlyduan.xlsm.

Bạn có thể nhân bản file này ra, đổi tên tùy ý để quản lý các chủ đề tài liệu khác nhau. Ví dụ: Đầu tư xây dựng, Bất động sản, Kế toán tài chính, Lao động tiền lương…

  • Ưu điểm khi ứng dụng tốt phần mềm Quản lý dự án:

  • Giảm chi phí do năng suất cao hơn, tiết kiệm thời gian hơn;

  • Quản lý dự án chuyên nghiệp hơn và tiệm cận quốc tế: Tổ chức và quản lý tài liệu dưới dạng cây thư mục;

  • Lâu dài sẽ sắp xếp lượng file ngày càng nhiều trong máy tính trở nên gọn gàng hơn, không bỏ sót các file tài liệu quý ở trong thư mục quá sâu kín;

  • Tìm kiếm và tra cứu văn bản tài liệu nhanh gọn;

  • Tiết kiệm thời gian ;

  • Cộng tác làm việc, an toàn dữ liệu, kiểm soát rủi ro;

  • Tâm lý làm việc cũng được cải thiện, vui tươi hơn, yêu nghề, yêu đời hơn ;

  • .v.v.

# 5. Quản lý file và folder là nội dung quan trọng của ứng dụng BIM

BIM (Bulding Information Modeling) là Mô hình thông tin công trình.

BIM có thể hiểu là "việc sử dụng các tiến bộ của công nghệ thông tin để số hoá các thông tin của công trình thể hiện thông qua mô hình không gian ba chiều (3D) nhằm hỗ trợ quá trình thiết kế, thi công, quản lý vận hành công trình".

Quản lý file (tệp) và folder (thư mục) là nội dung rất quan trọng để ứng dụng BIM thành công, vấn đề tưởng nhỏ nhưng lại giữ vai trò quyết định. Các file và folder phải được đặt tên, phân loại, sắp xếp theo tiêu chuẩn. Nhờ đó mới có thể liên kết, chia sẻ và cập nhật thông tin với nhau.

Quyết định số 348/QĐ-BXD ngày 02/04/2021 của Bộ Xây dựng Công bố Hướng dẫn chi tiết áp dụng Mô hình thông tin công trình (BIM) đối với các công trình dân dụng và công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị có hẳn 1 mục về quy tắc đặt tên file và folder.

Bạn thấy đó file và folder dữ liệu cá nhân trong máy tính của bạn ngày càng nhiều lên, ổ cứng phải hàng Tb để chứa, dữ liệu của dự án xây dựng do nhiều người cùng tạo ra còn nhiều hơn nữa. Không xác định nghiêm túc ngay việc quản lý file và folder theo nguyên tắc, theo chuẩn mực bạn và dự án của mình cũng những người liên quan sẽ phải trả giá.

# III. CÀI ĐẶT PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN GXD

Nếu trong quá trình cài đặt và sử dụng mà phần mềm báo lỗi hoặc vận hành không như ý muốn thì bạn có thể Google search lỗi kèm theo tên phần mềm GXD, các phần mềm GXD xử lý tương tự nhau. Ngoài ra bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại hotline 1900 0147 hoặc 0975 381 900, team kỹ thuật phần mềm sẽ trợ giúp bạn

Đầu tiên để có thể sử dụng phần mềm Quản lý dự án GXD bạn cần cài phần mềm vào máy tính.

# 1. Yêu cầu bạn chuẩn bị máy tính

  • Cần có Microsoft Office trong máy của bạn. Phần mềm QLDA lập trình chạy trên Excel nên bộ Office phải cài thành phần Excel. Rất may là đa số máy tính đều có Excel, bạn chú ý là sử dụng Windows + Office bản quyền thì phần mềm sẽ mượt mà hơn và ít bị lỗi.
  • Trình duyệt Chrome, Firefox hoặc Cốc cốc.
  • Chrome, Acrobat Reader (hoặc phần mềm đọc file Pdf bất kỳ).
  • Các phần mềm đọc file Word, Excel, PowerPoint, AutoCad, Revit (nếu có).
  • Phần mềm chụp ảnh màn hình: ShareX, SnagIt, LigthShot… để khi cần trao đổi về cách sử dụng hoặc xử lý lỗi nào đó của phần mềm thì chụp và mô tả, gửi đi cho nhanh và nét.

# 2. Tải bộ cài phần mềm Quản lý dự án GXD

  • Khi bạn liên hệ nhân viên GXD đặt mua phần mềm, thông tin bộ cài và hướng dẫn sẽ được gửi vào email của bạn.
  • Bạn cũng có thể tải bộ cài GXDsoftQLDA từ https://gxd.vn
  • Bạn có thể tìm tải bộ cài phần mềm QLDA GXD trên https://qlda.gxd.vn.

# 3. Cài đặt và nhập key

Sau khi tải bộ cài, bạn chọn phiên bản Khóa cứng hoặc Khóa mềm tương ứng và thực hiện các bước cài đặt theo hướng dẫn. Nếu bạn dùng khóa mềm, các bước cài đặt đã được mô tả chi tiết trong email.

# 4. Sử dụng lối tắt thông minh SmartStart

Bạn chỉ việc kích phải vào file rồi chọn Add items with SmartStart. Thế là từ bây giờ trở đi, để mở file tài liệu bạn chỉ việc kích vào biểu tượng màu vàng SmartStart ở khay hệ thống, rồi kích vào file quản lý tài liệu cần mở ra là xong.

Thêm tài liệu vào lối tắt thông minh
Lối tắt thông minh

# 5. Chú ý khi cài phần mềm

Phần mềm chạy trên môi trường Windows + Excel. Bạn cần đảm bảo là môi trường tốt để phần mềm có thể chạy tốt. Nếu gặp trục trặc, có thể bạn phải cài lại bộ Office hoặc thay bộ cài khác tốt hơn. Chúng tôi chạy trên Office 2016 và rất mượt mà, nhiều đồng nghiệp đã chạy trên Office 2010 hoặc 2013 cũng tốt.

  • File phần mềm là Excel, vì vậy ngoài các lệnh & chức năng lập trình thêm của phần mềm, mọi chức năng + hàm + công thức của Excel bạn sử dụng để lọc, xử lý dữ liệu, tính toán… bình thường.
  • Phần mềm đang phát triển nhanh, cập nhật nhiều các chức năng hay. Bạn cần cập nhật thông tin thường xuyên từ giaxaydung.vn có mục về phần mềm QLDA.

# IV. CÁCH SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLDA GXD

Mọi hàm và chức năng của Excel vẫn sử dụng bình thường, tùy thuộc vào khả năng của bạn ứng dụng. Dưới đây tập trung trình bày về các lệnh mà phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD làm thêm so với Excel. Cách sử dụng Excel bạn có thể xem rất nhiều video trên mạng.

# 1. Quy tắc đặt tên file

Căn cứ Quyết định số 348/QĐ-BXD ngày 02/04/2021 của Bộ Xây dựng Công bố Hướng dẫn chi tiết áp dụng Mô hình thông tin công trình (BIM) đối với các công trình dân dụng và công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị.

Các ký tự được phép dùng đặt tên thư mục là a-z, A-Z, dấu ngang (-) và dấu gạch dưới (_). Không nên sử dụng dấu cách, các chữ cái có dấu trong tiếng Việt (ă, â, đ, ê, ô, ơ, ư) và các ký tự đặc biệt vì có thể gây lỗi tìm kiếm, lỗi kí tự, lỗi khi mở bằng một số phần mềm nhất định.

Các thư mục và file phải được đặt tên ngắn nhất có thể vì các giới hạn số ký tự trong các đường dẫn file bị khống chế bởi các hệ điều hành và phần mềm. Ví dụ, chiều dài dòng ký tự trong hệ thống điều hành WINDOWS không được vượt quá 256 ký tự.

# 2. Quản lý văn bản pháp luật

# 2.1. Tổng quan

Các văn bản pháp luật về đầu tư xây dựng trình bày ở sheet Van ban. Sheet này để tìm kiếm, quản lý, tra cứu văn bản theo lĩnh vực, chuyên môn với các tài liệu đã được lưu trữ trong phần mềm hoặc bạn có thể tự đưa thêm tài liệu để có thể quản lý tổng thể. Bởi có nhiều văn bản Tờ trình, Quyết định, Báo cáo… chỉ có ở dự án của bạn cần quản lý.

Tải thư viện dữ liệu văn bản pháp lý: Bạn truy cập vào diễn đàn

https://giaxaydung.vn/threads/kho-du-lieu-su-dung-voi-phan-mem-quan-ly-tai-lieu-du-an-gxd.103153/ (opens new window)

Sau đó làm theo hướng dẫn để tải thư mục Vanban về máy

Bộ dữ liệu văn bản pháp luật sau khi được tải về

Mở phần mềm, chọn sheet Vanban kích chọn Cập nhật dữ liệu để đưa thư viện văn bản pháp luật vào File

Sử dụng lệnh cập nhật để đưa danh mục văn bản vào, tiện lợi cho việc tra cứu

# 2.2. Tìm kiếm và tra cứu nhanh

Để có thể tìm kiếm và tra cứu nhanh các văn bản, bạn gõ từ khóa cần tìm kiếm vào ô "Tìm kiếm nội dung". Phần mềm sẽ hiển thị các kết quả tìm kiếm được trong bảng "Tìm kiếm dữ liệu" như hình dưới đây:

Chức năng tìm kiếm và tra cứu nhanh

Như vậy, chỉ sau vài lần kích chuột là có thể mở được tài liệu mà bạn đang tìm kiếm, không phải mất nhiều thời gian cho việc này nữa. Tưởng tượng với dự án với hàng ngàn thậm chí cả chục ngàn file tài liệu thì việc này hiệu quả thế nào.

Ví dụ từ khóa tìm kiếm nhanh: "nđ 68", "tt 15 nhân công", "tt 03 bkh", "TT 07 2019", …

Khi sử dụng phần mềm thành thạo, thực sự bạn sẽ thấy thao tác tìm kiếm, mở văn bản rất nhanh gọn (có thể nhanh hơn việc bạn tra văn bản trên Google hoặc tìm kiểm văn bản đã lưu sẵn trong máy)

# 2.3. Sao chép file ra thành từng lĩnh vực

Sử dụng lệnh Sao chép files để sao chép, phân loại tài liệu theo từng lĩnh vực (cột [2]) để dễ dàng quản lý, tra cứu.

Lệnh Sao chép files

Ví dụ: Nếu bạn muốn tách toàn bộ các văn bản Quản lý chi phí sang 1 sheet để thống kê số lượng, dễ tra cứu và quản lý tài liệu.

Bạn chạy lệnh Sao chép files, sau đó trong hộp thoại để lại mục Quản lý chi phí rồi bấm OK là có 1 sheet với toàn bộ tài liệu liên quan chủ đề Quản lý chi phí. Lệnh này sẽ hữu ích khi bạn có rất nhiều file dữ liệu với nhiều chủ đề khác nhau cần quản lý cho 1 dự án.

Chọn lĩnh vực sao chép

# 2.4. Tự đưa thêm các văn bản pháp luật của cá nhân vào "Van ban"

# 2.4.1. Thêm nhanh tên file và đường dẫn

Muốn thêm dữ liệu tại dòng nào, bạn kích chuột vào dòng đó rồi kích lệnh Thêm dữ liệu. Phần mềm sẽ hiện cửa sổ để bạn chọn file đưa vào phần mềm.

Lệnh Thêm mới files
  • Kích chọn lệnh Thêm mới files
  • Chọn folder chứa file cần đưa vào phần mềm
  • Kích chọn file
  • Thêm vào danh mục

Bạn kích vào đây để xem chi tiết Tại đây(kích đúp và giữ Ctrl)

Phần mềm sẽ lấy tên file và đường dẫn đưa vào danh mục văn bản. Sau đó bạn có thể sửa tên file thành Nội dung của văn bản để dễ theo dõi và quản lý. Đồng thời thêm các cột dữ liệu khác như Lĩnh vực, cơ quan ban hành, ngày ban hành, ngày có hiệu lực, …

# 2.4.2. Thêm file kèm sao chép/di chuyển file gốc

Tại mục 3.1, thao tác thêm nhanh file sẽ giữ nguyên file gốc. Có nghĩa là file gốc sẽ được giữ nguyên vị trí ban đầu. Phần mềm chỉ đưa tên file và đường dẫn vào Danh mục.

Trong trường hợp muốn sao chép hoặc di chuyển file gốc đó về cấu trúc cây thư mục của phần mềm. Bạn thao tác như sau:

  • Kích chọn lệnh Thêm dữ liệu
  • Chọn đường dẫn và chọn file cần thêm
  • Chọn folder đích cần sao chép hoặc di chuyển file đến
  • Kích vào mũi tên hướng xuống cạnh nút Thêm vào danh mục
  • Chọn lệnh Sao chép hoặc Di chuyển
  • Kích Thêm vào danh mục
Tùy chọn sao chép hoặc di chuyển file gốc

# 3. Quản lý file tài liệu

# 3.1. Thêm files mới

Thực tế hiện nay khi quản lý tài liệu cá nhân thì gặp một số khó khăn như sau:

  • Thời gian công tác càng lâu, làm việc và sử dụng máy tính càng nhiều thì lượng file tài liệu trong máy tính càng nhiều.

  • Mất nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu đã lưu trong máy tính, nhiều lúc phát điên, phát rồ lên vì không tìm thấy file.

  • Tốn nhiều thời gian để tìm kiếm, tìm hiểu các văn bản, quy định mới nhất về đầu tư xây dựng.

  • Không phân loại các mức độ quan trọng của tài liệu.

  • Tài liệu sắp xếp không khoa học, lộn xộn ở nhiều thư mục khác nhau.

  • Giải pháp

Sử dụng tính năng Thêm mới file và các lệnh trong phần mềm QLDA GXD để quản lý tài liệu cá nhân đơn giản và nhanh gọn nhất.

Bạn có 1 hay nhiều thư mục chứa tài liệu mà ngày nào cũng phải tìm các files trong đó, để quản lý tài liệu cá nhân bằng phần mềm QLDA GXD, sử dụng lệnh "Thêm mới files", bạn chọn thư mục chứa tài liệu đó để thêm các files vào phần mềm:

Thêm mới file tự động phát hiện file mới

Trong trường hợp bạn bổ sung file mới vào thư mục đó, bạn sử dụng tiện ích "Kiểm tra files mới" để thêm file đó vào phần mềm.

  • Các tùy chọn khi dùng lệnh Thêm mới files:

Khi chạy lệnh Thêm mới files sẽ hiện ra hộp thoại với nhiều tùy chọn:

Tùy chọn hiển thị file trong thư mục
  1. Chọn đường dẫn

  2. Tùy chọn tìm kiếm thư mục

  3. Thêm vào danh mục

  • Khi thêm mới files, người dùng có thể tùy ý chọn để phần mềm đổ dữ liệu tại dòng đầu tiên hoặc đổ dữ liệu tại dòng được chỉ định trong sheet 'Quan ly''
Tùy chọn vị trí đổ dữ liệu của các file mới
  • Có thể chọn loại file (theo đuôi file) để đọc vào

Bạn gõ loại file vào mục Lọc dữ liệu và bấm tìm kiếm, phần mềm sẽ lọc toàn bộ những file có đuôi đã chọn nằm trong thư mục theo đường dẫn để hiện ra.

Lọc file theo loại

# 3.2. Kiểm tra file mới

Bạn thêm file mới vào 1 thư mục, bạn muốn cập nhật file đó vào sheet quản lý tài liệu của bạn. Chỉ việc sử dụng Kiểm tra file mới, chọn thư mục, phần mềm sẽ tự động phát hiện ra file mới, chỉ thị cho bạn xác nhận để đưa vào sheet.

Ấn Cập nhật để đưa toàn bộ tài liệu mới vào phần mềm

# 3.3. Đổi tên file

Tôi thường hay ứng dụng lệnh Đổi tên file rất tiện lợi này như sau. Trước kia tải file từ trên mạng xuống, tôi cứ phải lật đi lật lại giữa các cửa sổ để nhập tên file cho đẹp rồi mới lưu xuống máy, khá là bất tiện. Bây giờ tôi cứ lưu file xuống máy với tên bất kỳ, sau đó sử dụng lệnh thêm file vào sheet, chỉnh lại tên trong sheet Excel (có thể bấm Mở file để mở ra đọc lấy thông tin).

Sau đó kích phải chọn lệnh Cập nhật tên và thông tin files :

Lệnh Cập nhật tên và thông tin files

Hoặc là chọn lệnh Quản lý liên kết > Đổi tên file , điều kiện để đổi tên file được là file đó phải đóng lại, Windows không cho phép đổi tên khi file đang mở.

Lệnh đổi tên file từ Excel rất tiện lợi

Lưu ý: lệnh đổi tên file chỉ thực hiện được khi file đó đang đóng. Windows chỉ cho phép bạn đổi tên file khi đó đang đóng.

# 3.4. Đổi tên thư mục

Tương tự như lệnh Đổi tên file nhưng thực hiện đối với thư mục. Điều kiện để đổi tên thư mục được là không có file nào trong thư mục đó đang mở, hoặc không có chương trình nào đang chạy và lưu bộ nhớ tạm vào thư mục đó.

# 3.5. Di chuyển file giữa 2 thư mục

Giả sử tất cả các file đang ở thư mục C:\Users\TheAnh\Downloads\Luu HS như hình dưới. Giờ bạn muốn di chuyển sang thư mục mới: D:\ LHS.

Di chuyển file giữa 2 thư mục

Sửa đường dẫn ở dòng màu xanh thành D:\LHS , nếu bạn đã có sẵn thư mục LHS của dự án thì phần mềm sẽ di chuyển file vào đó, nếu chưa có thì cũng không cần phải tạo sẵn thư mục LHS, phần mềm tự động tạo thêm thư mục và chuyển file vào đó cho bạn.

Việc di chuyển hàng loạt file sang giống lệnh Cut / Move của Windows, chỉ khác là bạn điều khiển trong Excel, ít thao tác qua lại các cửa sổ hơn.

Sửa đường dẫn để di chuyển hàng loạt file sang giống lệnh Cut / Move

# 3.6. Kiểm tra liên kết lỗi

Giúp bạn chạy và phát hiện ra rất nhanh liên kết của file tài liệu, hồ sơ nào bị lỗi. Phần mềm sẽ cố gắng tự động sửa liên kết giúp bạn. Trường hợp file bạn đã xóa trong ổ cứng rồi, không thể sửa được thì phần mềm cũng chỉ thị màu đỏ để bạn biết mà định hướng công việc.

# 3.7. Xóa file

Khi đang biên tập lại hệ thống file trong máy tính, chẳng hạn bạn phát hiện ra có 3 file trùng nhau. Chỉ việc đánh dấu 2 file kích phải vào chọn lệnh xóa (như trong hình).

Kích phải để hiện ra lệnh xóa file

Thực ra bạn vào File Explorer của Windows, tìm rồi 2 file đó, kích chọn rồi bấm Delete để xóa cũng được. Nhưng làm vậy thì phải nhiều thao tác hơn, khi biên tập 1 khối lượng lớn file của dự án làm bạn phải thực hiện hàng nghìn thao tác, nhiều lúc chối tay, phát ngại làm.

Biên tập, sắp xếp file của dự án, công trình, gói thầu… với các lệnh Edit, Copy, Paste, Find, Replace của Excel dễ dàng và mềm mại hơn, nên tạo nên tâm lý thú vị với công việc, chứ không còn tâm lý ngại làm và tự nhủ thôi để khi nào có thời gian thì làm nữa.

# 3.8. Sắp xếp file hồ sơ, dữ liệu

Thuận lợi cho việc sắp xếp các dữ liệu được chuyển từ nhóm dữ liệu này sang nhóm dữ liệu khác mà không phải quá nhiều thao tác như dùng File Explorer.

Bước 1 : Tạo nhóm dữ liệu

Lệnh tạo nhóm dữ liệu

Bước 2 : Cắt dòng dữ liệu từ thư mục này, và dán vào thư mục khác

Bạn chỉ cần chọn cả dòng chứa files cần di chuyển và Cut (Ctrl+X), sao đó dán chèn (Insert Cut) vào vị trí dòng bất kỳ tại thư mục sẽ di chuyển đến

Bước 3 : Chạy lệnh kiểm tra lại kết quả

Lệnh Sắp xếp dữ liệu

Sau khi thao tác lệnh, phần mềm sẽ đánh lại lần lượt số thứ tự của file theo trình tự từ trên xuống dưới.

Khi sắp xếp tài liệu, phần mềm sẽ kiểm tra và so sánh URL của bản ghi trong sheet và hyperlink, nếu thấy sai khác sẽ đổi theo.

Ví dụ: Hình dưới đây cắt file gxd.vn-mau-01-BC-tong-hop-cua-chu-dau-tu.docx từ thư mục Bieumau sang Giaotrinh. Phần mềm sẽ so sánh dữ liệu ở 3 vị trí 1, 2, 3 để tự động thay đổi cho khớp nhau.

So sánh dữ liệu để tự động thay đổi

Một tình huống trình bày ở đây để bạn đọc thấy có thể ứng dụng rất linh hoạt và không giới hạn:

Giả sử ta có nhiều file mẫu nằm ở thư mục khác nhau, đã có đường dẫn của file. Giờ muốn chuyển về thư mục Bieumau mà không muốn đi lần từng thư mục để cắt và dán từng file.

Cách thực hiện như sau:

Bước 1. Gõ các chữ Mở file tương ứng ở cột G

Tạo sẵn các chữ Mở file để gắn hyperlink

Bước 2. Tạo hyperlink cho các file

Đánh dấu đường dẫn của file và copy (bạn lưu ý ở phiên bản mới cột đường dẫn này được chuyển sang bên phải):

Copy đường dẫn của file

Chọn sang ô G54 có chữ Mở file bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + K và dán đường dẫn vào, làm lần lượt như vậy cho các file còn lại.

Dán đường dẫn link cho file

Bước 2. Chạy lệnh Sắp xếp

Các file sẽ được di chuyển từ tất cả các thư mục về thư mục Bieumau. Bây giờ bạn có thể kiểm tra lại và hưởng thụ thành quả. Bạn sẽ thấy là phần mềm đã tự động sắp xếp các file vào thư mục bạn chỉ định theo đúng ý muốn. Rất là tuyệt vời nếu bạn ứng dụng thành thạo chức năng này.

Ở tình huống này ta đã giả thiết là có đường dẫn của file thì mới thực hiện các bước như trên. Để có đường dẫn của file mời bạn xem mục Tự viết hàm trích xuất địa chỉ Hyperlink mục lập trình VBA, sử dụng hàm GetURL. Bạn sẽ thấy phần mềm chạy trên Excel rất là linh hoạt và thiên biến vạn hóa.

Lệnh Quản lý liên kết
# 3.9.1. Đổi tên files

Ở tính năng này, bạn có thể tùy ý chỉnh sửa tên file theo yêu cầu mà không cần phải vào hẳn thư mục chứa file để đổi tên từng file.

Khi bạn đổi tên file trực tiếp ở trong phần mềm thì đồng thời file nằm trong thư mục gốc cũng được đổi theo. Tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức cho người dùng.

Tìm file nhanh bằng từ khóa trong hộp thoại đổi tên files
# 3.9.2. Đổi tên thư mục
Lệnh đổi tên thư mục
  1. Sửa tên thư mục

  2. Thao tác lệnh Đổi tên thư mục

  3. Chọn Yes để kết thúc lệnh

Xác nhận đổi tên thư mục

Lưu ý: Mỗi lần thao tác lệnh chỉ đổi được 1 thư mục

# 3.9.3. Lệnh Kiểm tra liên kết lỗi

Khi chạy lệnh này sẽ đánh dấu đỏ toàn bộ các liên kết đến file bị lỗi.

Có thể ứng dụng lệnh này để tìm ra tất cả các bản ghi file đã được di chuyển hoặc bị thất lạc hoặc bị xóa trong thư mục.

# 3.9.4. Lệnh Thay đổi đường dẫn liên kết

Lệnh này sẽ hiện ra hộp thoại cho bạn chọn đường dẫn liên kết cũ và đường dẫn liên kết mới, từ đó đổi nhanh đường dẫn mới.

Hộp thoại thay đổi đường dẫn liên kết

# 3.10. Lệnh chuột phải

Bạn kích chuột phải để chọn các lệnh trên menu chuột phải.

  • Lệnh Di chuyển files đến thư mục được chỉ định

Để di chuyển files đến các thư mục khác, bạn chỉ cần sao chép đường dẫn sẽ chuyển file tới và dán đè lên thay thế đường dẫn files cần chuyển tại cột "Đường dẫn thư mục".

Sau đó chuột phải và thao tác lệnh "Di chuyển files đến thư mục được chỉ định" và kiểm tra lại kết quả.

Lệnh chèn dòng
  • Lệnh Xóa file được chọn

  • Khi sử dụng lệnh này sẽ xóa dòng thông tin file trong sheet Quản lý và xóa luôn file trong ổ cứng. Hộp thoại nhắc nhở sẽ hiện ra, bạn hãy chắc chắn là muốn xóa hẳn file trong thư mục gốc thì bấm Yes.

Xác nhận xóa file
  • Phần mềm cho phép xóa nhiều files nên bạn chọn các file cần xóa và thao tác lệnh.
Lệnh Xóa các file được chọn
  • Các lệnh khác

  • Bạn có thể thao tác lệnh chèn dòng: để thêm số dòng mong muốn.

  • Lệnh Đánh lại số thứ tự: khi thêm bớt files cần đánh lại số thứ tự thì sử dụng.

  • Lệnh Mở file được chọn sẽ mở file đó ra.

  • Lệnh Mở thư mục chứa files sẽ mở thư mục chứa file đó.

# 4. Quản lý hồ sơ, tài liệu dự án xây dựng

Ngày nay khi khởi tạo 1 dự án đầu tư xây dựng không ai tạo lập từ đầu nữa, mà sẽ tạo ra 1 cấu trúc câu thư mục theo mẫu có sẵn các tài liệu cần thiết mà ở dự án nào cũng gặp và từ đó phát triển lên.

Bạn có thể tạo cây thư mục mẫu để lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho từng dự án, từng công trình hoặc gói thầu hoặc theo hợp đồng. Sau đó dùng các lệnh tương tự như Quản lý tài liệu cá nhân để quản lý file.

Tạo cấu trúc thư mục mẫu

# 5. Quản lý biểu mẫu

Những mẫu biểu các công việc thường làm trong dự án đầu tư xây dựng như: Mẫu báo cáo thẩm tra, tờ trình, quyết định phê duyệt… được GXD tạo ra hoặc sưu tầm, biên tập. Bạn chỉ việc mở lên "điền vào chỗ trống, thêm bớt" để hoàn thành công việc.

# 6. Các Tài liệu, Giáo trình, Sách tham khảo

# 6.1. Giáo trình

Rất nhiều tài liệu, sách, giáo trình hay do tác giả Nguyễn Thế Anh biên soạn được gửi tặng bạn ở đây, chỉ việc kích vào link là mở ra. Bạn có thể in ra để đọc.

Là nơi chia sẻ các tài liệu, giáo trình, website, page, … bổ ích, cần thiết cho kỹ sư xây dựng.

# V. ĐỔI TÊN FILE HÀNG LOẠT TRONG WINDOWS CỰC NHANH

Rename a file or folder, How to Rename a Folder in Windows 10, Hướng dẫn đổi tên file hàng loạt, Quản lý tên file, Đổi tên file thông qua Excel, đổi tên nhanh nhiều file

Trong khoa học Quản lý tài liệu dự án, một vấn đề rất quan trọng được đặt ra là đặt tên file, đây cũng là vấn đề quan trọng khi ứng dụng mô hình thông tin công trình (BIM).

  • Khó khăn thường gặp trong việc đổi tên file:

  • Bình thường, để đổi tên 1 file trong Windows, bạn phải kích chọn file rồi kích nhanh vào file đó 1 lần nữa hoặc bấm chuột phải chọn Rename, bạn nào thạo hơn thì bấm F2. Nếu như bạn phải sửa hàng trăm file thì sẽ mất nhiều thời gian. Ví dụ: Ảnh chụp công trình copy từ máy ảnh vào lưu trữ.

  • Trong Windows bạn có thể chọn tất cả các file trong 1 thư mục rồi đổi tên 1 file và F2 đổi tên 1 file rồi Enter thì sẽ đổi tên các file đó cùng 1 lúc theo tên bạn gõ vào và thêm con số thứ tự vào kèm dấu ngoặc. Cách này không đáp ứng cách đặt tên theo mong muốn của bạn. Có những bất tiện như: Bạn không thể thực hiện các thao tác như xóa đồng loạt cùng 1 đoạn ký tự giống nhau ở nhiều tên file.

  • Với phần mềm QLDA GXD bạn có thể thao tác đổi tên file hàng hoạt rất nhanh, đơn giản như dưới đây.

# 1. Thêm folder chứa file cần đổi vào phần mềm

  • Mở phần mềm QLDA GXD , tại sheet Quan ly , chọn lệnh Thêm mới files
  • Chọn Folder chứa các file cần sửa tên
Thêm file vào và đổi tên hàng loạt

# 2. Sửa tên file đơn giản bằng Excel

Sau khi thêm được tên các file cần sửa vào bảng tính, bạn có thể sửa tên file đơn giản bằng các thao tác chỉnh sửa trên Excel, dễ chịu hơn File Explorer nhiều:

  • Đổi tên nhiều file cùng 1 lúc vì tất cả tên file đã hiện lên trên bảng tính
  • Đổi tên file hàng loạt bằng các lệnh của Excel: Copy – Paste, Replace (Ctrl + H) hoặc các hàm Left, Right, Mid, … của Excel
Sửa tên file trong Excel như thao tác với dữ liệu bình thường

# 3. Chạy lệnh đổi tên các files

Sau khi sửa tên file như ý xong, bạn chạy lệnh Quản lý liên kết/Đổi tên files. Phần mềm sẽ hiện lên cửa sổ để thấy tên các files đã được đổi.

Lệnh đổi tên các file trên menu Quản lý dữ liệu
Hộp thoại quản lý đổi tên files

Nếu ở đây, tên mới vẫn chưa đúng hoặc bạn muốn sửa tiếp tên các files khác thì vẫn có thể làm bằng cách "Kích đúp vào cột Tên thay thế để chỉnh sửa tên". Cuối cùng, ấn đồng ý để thực hiện, bạn mở thư mục chứa file đó và kiểm tra lại kết quả của mình.

Các file sau khi được đổi tên

Tóm lại, các bạn dễ dàng đổi tên các file của mình bằng công cụ hữu ích này của phần mềm QLDA. Thực hiện đơn giản việc này giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian, không chỉ đổi tên mà còn quản lý dễ dàng hơn các files của mình.

# HƯỚNG DẪN SỬA CÁC LỖI THƯỜNG GẶP KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM

# VI. Lỗi run-time error "91"

Cách xử lý:

  • Hay lỗi nhất là bạn giải nén vào thư mục đặt tên có dấu tiếng Việt. Hãy đặt tên thư mục không dấu nhé, kể cả thư mục cha chứa phần mềm quản lý tài liệu (nếu có).

  • Bạn nên giải nén ra các đường dẫn như sau: D:\QLDA GXD hoặc C:\QLDA GXD thì phần mềm sẽ chạy mượt mà, ngọt ngào.

  • Nếu gặp lỗi như trên bạn bấm End để đóng thông báo. Sau đó tìm nút Thay đổi đường dẫn ở góc trên bên trái và cập nhật dữ liệu là được. Nếu chưa OK thì thử tiếp như bên dưới.

  • Khi sử dụng lệnh Thay đổi đường dẫn ở góc trên, bên trái màn hình phần mềm mà không được. Thì có thể là do bạn đã giải nén vào trong 1 thư mục đặt tên tiếng Việt có dấu, phải đổi tên folder thành không có dấu tiếng Việt. Ví dụ: D:\Ky su QS\QLDA GXD là OK, còn D:\Kỹ sư QS\QLDA GXD sẽ lỗi.

  • Nếu chưa rành phần mềm và tin học văn phòng, bạn nên giải nén giữ nguyên tên QLDA GXD (không đổi tên) và chạy lệnh để cập nhật đường dẫn tới thư mục chứa Dữ liệu.

  • Nếu xong mà chạy phần mềm chưa được bạn làm như tình huống 3 bên dưới.

Như tôi có dùng giải pháp Dropbox lưu trữ dữ liệu đồng bộ theo công nghệ đám mây (Cloud). Tôi cài thư mục đồng bộ dữ liệu lên mạng là D:\Dropbox, nên tôi đưa thư mục QLDA GXD vào thành D:\Dropbox\QLDA GXD.

Dữ liệu chứa trong thư mục Dropbox

Hầu như mười mấy năm nay dữ liệu, các file công trình của tôi cứ lưu trong thư mục Dropbox này, rất an toàn kể cả có lỡ hỏng hay trục trặc ổ cứng, hoặc bạn thay máy tính hoặc tệ hơn là không may bị mất máy tính, thì dữ liệu vẫn còn ở tài khoản Dropbox trên mạng. Ở máy tính mới chỉ việc cài lại app Dropbox, đăng nhập tài khoản là dữ liệu lại đồng bộ về.

# 2. Phần mềm hiện thông báo đường dẫn không hợp lệ

Sau khi tải, giải nén để cài phần mềm Quản lý tài liệu GXD - Document Controller (DC). Em hiện lên thông báo như trong hình, không biết xử lý thế nào?

Hộp thoại báo đường dẫn không hợp lệ

Cách xử lý:

Bước 1. Trước tiên bạn đọc kỹ hướng dẫn ngay trong thông báo trên rồi làm theo. Bạn cứ bấm OK và tìm nút Thay đổi đường dẫn, sau đó trỏ đến thư mục QLDA GXD là OK.

Lưu ý tên thư mục đặt tiếng Việt thì không dùng dấu nhé. Ví dụ: D:\QLDA GXD hoặc Quan ly tai lieu GXD chứ không đặt là D:\Quản lý tài liệu GXD nhé. Một số bạn đặt tên tiếng Việt có dấu nên bị lỗi.

Bước 2. Sau đó chạy lệnh Thay đổi dường dẫn:

Lệnh Thay đổi đường dẫn

Trong hộp thoại Browse hiện ra chọn đến đường dẫn thư mục bạn giải nén phần mềm Quản lý tài liệu GXD, ví dụ: của tôi ở đây là D:\Dropbox\QLDA GXD:​

Tại sao phải thay đổi đường dẫn? Là do có hàng nghìn file, tài liệu vào máy bạn có thể để ở thư mục bất kì, các kỹ sư GXD lập trình lệnh này để thay đổi đường dẫn nhanh chóng và tự động thay link tới tài liệu của bạn.​

Nếu xong mà chạy phần mềm chưa được bạn làm như tình huống 3 bên dưới.

Bước 3. Sau khi đổi được đường dẫn và cập nhật được các tài liệu thì bạn lưu file Excel lại và bắt đầu sử dụng danh mục văn bản

Bước 4. Bạn có thể cá nhân hóa các folder tài liệu của bạn

Có nhiều cách, sẽ trình bày ở bài khác ở đây nói sơ qua: Bạn cứ mạnh dạn thực hiện như vẫn tổ chức các thư mục trong ổ cứng vẫn làm, nhưng bây giờ có thể cho vào trong thư mục QLDA GXD.

Ví dụ: D:\QLDA GXD\Du an A hoặc D:\QLDA GXD\Cong trinh B... sau đó đưa các file dự án, công trình vào đó.

Bạn có thể nhân bản file Quanlytailieu.xlsm thành file DuAnA.xlsm hoặc CongtrinhB.xlsm và dùng các nút Cập nhật dữ liệu, Thêm dữ liệu, Kiểm tra dữ liệu... để chọn dữ liệu cá nhân của bạn đưa vào file.

Bạn kích phải vào file Quanlytailieu.xlsm và chọn Send to Desktop (Create icon) để gửi lối tắt mở file quản lý ra màn hình Desktop, từ nay mở máy là có thể mở file quản lý tài liệu ở đó.

# 3. Lỗi run-time error 1004

Khi giải nén và chạy phần mềm Quản lý dự án GXD thi hiện báo lỗi run-time error 1004 Application defined or object define error.

Báo lỗi Run-time error 1004

Cách xử lý:

Bạn bấm End để đóng hộp thoại báo lỗi hoặc tắt đi mở Excel, vào File > Options như hình sau:

Lệnh Options của Excel

Trong hộp thoại hiện ra bạn chọn mục Trust center / Trust center settings:

Mục Trust Center trong hộp thoại Excel Options

Phần Macro Settings bạn chọn Enable all macrosTrust access to the VBA** project object model**. Xong tắt đi mở lại phần mềm QLDA GXD nhé:

Cho phép các Macro hoạt động

Link video hướng dẫn: https://youtu.be/g9nhkjySRzY (opens new window)

# 4. Gặp cảnh báo "PROTECTED VIEW"

Khi giải nén xong phần mềm QLDA GXD (Document Controller - DC) và chạy thì em bị báo lỗi như trong hình, cách xử lý thế nào?

Cảnh báo Protected view

Cách xử lý:

Bảo sao phải học tiếng Anh, Excel của bạn có thông điệp cảnh báo là:

PROTECTED VIEW Be careful-files from the Internet can contain viruses. Unless you need to edit, it's safer to stay in Protected View.

Có nghĩa là:

XEM FILE Ở CHẾ ĐỘ BẢO VỆ Hãy cẩn thận-các file tải từ Internet có thể chứa virus. Trừ khi bạn cần phải chỉnh sửa file, sẽ an toàn hơn nếu bạn ở chế độ Protected View.

Bạn chỉ việc bấm vào nút Enable Editing = Cho phép chỉnh sửa. Sau đó chạy thử phần mềm QLDA GXD, nếu chưa được hãy thực hiện tiếp như Tình huống 3 nói trên.

# 5. Lỗi không hiện menu ribbon

Các lệnh trên menu ribbon của bạn hiển thị không đúng như hình ảnh phần mềm Quản lý tài liệu GXD?

Lỗi không hiện menu Ribbon

Cách xử lý:

Bạn vào Trust center settings tới phần Macro Settings bạn chọn enable all macros.

Xong tắt đi mở lại là OK.

Nếu chưa biết cách vào Trust center hãy xem tình huống 3 ở trên hoặc mời bạn xem video sau:

# 6. Lỗi "1004" hay gặp nhất vẫn là đặt tên thư mục tiếng Việt có dấu

Một kỹ sư nhắn tin cho tôi nói là em dùng Excel 2010, khi chạy phần mềm Quản lý tài liệu GXD thì báo lỗi Run-time error '1004' như ảnh chụp dưới đây. Em bấm End cũng không được, còn Debug thì ra phần code VBA vẫn không chạy được phần mềm. Giúp em cách xử lý lỗi này với?

Lỗi error 1004 do đặt tên thư mục có dấu tiếng Việt

Cách xử lý:

Sau khi nói bạn ấy mở file Hỗ trợ GXD (teamview tích hợp ngay trong phần mềm) chúng tôi đăng nhập từ xa vào máy bạn ấy để hỗ trợ và thấy là: Bạn này đã rất cẩn thận và trân trọng đặt phần mềm QLDA vào thư mục Công việc > Phần mềm Quản lý tài liệu. Tức là đặt tên thư mục có dấu tiếng Việt.

Thế thì xử lý đơn giản rồi, chỉ việc đổi tên thư mục lại thành tiếng Việt không dấu là Cong viec > Phan mem Quan ly tai lieu, hoặc đơn giản là lôi luôn ra ổ D, đặt tên là D > QLDA GXD thế là được.

Vì rồi đây quen đi chỉ quản lý tài liệu bằng 1 file Excel, thì tên thư mục có dấu hay không có dấu cũng không quan trọng lắm.

# 7. Chức năng mở thư mục chứa file không đúng

Khi kích chuột phải vào file rồi chọn lệnh Mở thư mục chứa file thì phần mềm mở ra không đúng thư mục:

Lệnh Mở thư mục chứa file rất tiện lợi

Lỗi này là do đặt ký tự lạ trong tên file và tên thư mục chứa file. Ví dụ: Bạn nhập dấu phẩy vào tên file hoặc folder. Bạn để ý cách đặt tên file trong phần mềm theo đúng hướng dẫn của Quyết định số 348/QĐ-BXD về ứng dụng BIM của Bộ Xây dựng và thông lệ quốc tế:

Đặt tên file theo quy tắc

https://giaxaydung.vn/threads/xu-ly-loi-khi-cai-dat-va-su-dung-phan-mem-quan-ly-tai-lieu-gxd-document-controller-dc.101020/ (opens new window)

# VII. LẬP TRÌNH VBA VỚI PHẦN MỀM QLDA GXD

Viết hàm GetURL như sau bạn có thể lấy được địa chỉ từ các Hyperlink.

Bước 1. Bấm tổ hợp phím ALT+F11 để mở hộp thoại biên tập code lập trình Microsoft Visual Basic for Applications

Bước 2. Chạy lệnh Insert > Module và dán đoạn mã sau (xem hình):

Function GetURL(pWorkRng As Range) As String

_GetURL = pWorkRng.Hyperlinks(1).Address_

End Function

Chèn Module và nhập mã lập trình

Bước 3. Bấm lệnh lưu và đóng cửa sổ code, trở lại file Excel quản lý tài liệu thử nhập công thức sau: =GetURL(G5) (G5 là ô chứa hyperlink), nhấn Enter.

Sử dụng hàm GetURL mới được lập trình

Bạn sẽ thấy địa chỉ liên kết đã được trích xuất, từ đó có thể sao chép công thức này xuống bên dưới để trích xuất hyperlink hàng loạt.

Kết quả khi dùng hàm Get URL

Ứng dụng: Có rất nhiều tình huống cần ứng dụng đoạn VBA này. Ví dụ: Ở mục trình bày lệnh Sắp xếp file, bạn thấy là đã giả thiết có đường dẫn file. Để có đường dẫn các file trong 1 thư mục vào Excel. Bạn dùng lệnh Thêm mới file vào sheet, sau đó dùng hàm VBA nói trên để GetURL.

# 2. Hàm ẩn hiện các sheet

Để ẩn hoàn toàn Sheet hiện hành, ẩn hoàn toàn có nghĩa là nếu bạn kích phải vào tên sheet chọn Unhide thì không thấy sheet đó nữa.

Thực hiện như sau: bạn chèn 1 Modul VBA tương tự như trên và nhập đoạn code sau rồi quay lại Excel và chạy thử Macro, bạn sẽ thấy sheet đó bị ẩn đi hoàn toàn:

Sub VeryHiddenActiveSheet()

ActiveSheet.Visible = xlSheetVeryHidden

End Sub

Bạn có thể chèn thêm 1 Modul VBA và nhập đoạn code sau vào, khi đó quay lại Excel bạn chọn nhiều WorkSheets và chạy Macro sẽ ẩn tất cả các Sheets bạn chọn trong một lần thao tác:

Sub VeryHiddenSelectedSheets()

Dim wks As Worksheet

On Error GoTo Err

For Each wks In ActiveWindow.SelectedSheets

wks.Visible = xlSheetVeryHidden

Next

Exit Sub

Err:

MsgBox "Excel quy dinh phai co it nhat 1 WorkSheets hien thi."

End Sub

Hiện trở lại Sheet đã ẩn hoàn toàn, bạn lập trình lệnh với mã như sau:

Sub UnhideVeryHiddenSheets()

Dim wks As Worksheet

For Each wks In Worksheets

If wks.Visible = xlSheetVeryHidden Then wks.Visible = xlSheetVisible

Next

End Sub

Hoặc hiện tất cả các Sheets đã ẩn bằng đoạn code sau:

Sub UnhideAllSheets()

Dim wks As Worksheet

For Each wks In ActiveWorkbook.Worksheets

wks.Visible = xlSheetVisible

Next wks

End Sub

Một vài đoạn code nhỏ thôi, nếu bạn thấy thú vị bạn có thể tìm hiểu rằng có thể viết thêm hàng trăm hàm tính năng mà bạn mong muốn, giúp tăng tốc công việc và tạo thêm nhiều sự thú vị.

# VIII. ỨNG DỤNG MÀU SẮC TRONG QUẢN LÝ TÀI LIỆU

Các kỹ sư GXD nghiên cứu mã ANSI (American National Standards for Safety Signs and Colors) từ đó vận dụng vào khoa học ứng dụng màu sắc trong quản ls tài liệu. Bởi trong Excel bạn có thể lọc tài liệu theo màu sắc. Bắt đầu từ những ý hiểu sơ khai, những bước đi đầu tiên, cho đến khi hoàn thiện hơn nội dung về ứng dụng màu sắc trong quản lý dữ liệu nói chung và quản lý tài liệu nói riêng. Đây là vấn đề tác giả Nguyễn Thế Anh đã từng để cập trong phần mềm Quản lý chất lượng công trình GXD. Tuy đã tìm kiếm nhiều trên Google về khoa học ứng dụng màu sắc trong quản lý, nhưng chưa tìm được nhiều tư liệu tham khảo, nhưng chúng tôi vẫn tin là sẽ có giải pháp hiệu quả để phổ biến cho bạn đồng nghiệp.

Ứng dụng màu trong đánh dấu và lọc văn bản, nhắc:

  • Các tài liệu quan trọng, đang cần chú ý cao nhất: Màu đỏ.
  • Tài liệu quan trọng vừa: Màu cam.
  • Tài liệu quan trọng: Màu vàng.
  • Tài liệu bình thường: Không màu.

ANSI Safety Color Categories

The following are the higher-level categories for safety colors issued by the ANSI Z535.1 code.

Red - The color red is used on any safety signs, labels, or other objects to signify danger or to alert people that they need to stop.

Orange - The color orange is used to alert people to the fact that there are dangerous parts of a machine or equipment. The danger could be from crushing, cutting, shocking or otherwise harming people or the facility. This is most commonly used on labels that are applied to machinery, but could also be used on signs and other objects.

Yellow - Anywhere that caution needs to be used, the color yellow should be primary on the signs or labels alerting people to this fact. Similar to OSHA, this includes risks of tripping, falling, getting burned, being caught in a pinch point, experiencing hearing damage, and almost any other common hazard that may be present.

Green - Green is used to alert people to the presence of an emergency egress. This is important for helping people escape from an area if they need to. Another place where green is used according to ANSI is to identify where first aid and other types of safety equipment are kept.

Blue - Blue is used on signs and labels that provide information about a particular item or area. This information doesn't necessarily have to be safety related.

Black & White - Black & white signs or labels are used for guiding traffic or telling people which direction to go. These colors can also be for housekeeping information in the facility. While not specifically safety related, having this type of signage can directly improve the safety of the facility.

Purple - Purple was being reserved by ANSI for future use, but it has become a de facto standard for radiation hazards through popular use.

Gray - Gray is reserved for future use by ANSI.

# IX. GIẢI PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN

Bạn có thể chia nhỏ để quản lý, tạo 1 thư mục, sau đó tạo ra riêng 1 file quản lý toàn bộ tài liệu dự án. Có các file quản lý cho từng công trình, từng gói thầu riêng… tùy ý linh hoạt.

Hệ thống các file quản lý tài liệu

# X. CHIA SẺ DỮ LIỆU TEAMWORK

Tạo 1 thư mục trong Dropbox. Các file chia sẻ của người làm cùng dự án có thể share thư mục trong Dropbox, sử dụng chung 1 hệ thống file tài liệu được share.

File Excel có thể để bất kỳ chỗ nào trong máy tính. Trên máy tính mỗi người 1 file.

Mô hình dữ liệu dùng chung và chia sẻ

Dropbox có thể thuê tài khoản có phí, chi phí khá là rẻ cho cá nhân hoặc dùng bản Dropbox cho doanh nghiệp. Nên dùng Dropbox, bởi tính năng đồng bộ cập nhật file mới tốt hơn cho TeamWork, kế thừa được công việc đã làm của nhiều người, không như Google Drive file của người làm sau sẽ đè lên file người làm trước, mất hết công sức của người đó.

# XI. REVIEW CỦA CÁC ĐỒNG NGHIỆP

# 1. Review của Bạn Bùi Hải Yến, Viện Kiến trúc quốc gia

Phần mềm QLDA của GXD cho những ai đang làm việc và có liên quan đến lĩnh vực đầu tư xây dựng nha!

Mình mới cài đặt và nhận thấy phần mềm rất hữu ích, thuận lợi, hiệu quả cho công việc đấy (phù hợp từ các đơn vị quản lý nhà nước, chủ đầu tư dự án cho đến các nhà thầu và các đối tượng có liên quan).

Xin giới thiệu để mọi người tham khảo nhé:

Phần mềm có:

  1. Sheet "Văn bản" cập nhật các VBQPPL từ nội dung đến trạng thái VB theo từng lĩnh vực, thuận tiện cho việc tra cứu, chỉ cần click vào là xem luôn được từng ND chi tiết của từng VB nha.

  2. Sheet "Quản lý": người dùng có thể tạo riêng danh mục bao gồm: thư mục, tên file, ND, mở ND file, thời gian thực hiện, căn cứ pháp lý, đường dẫn thư mục,...cụ thể của từng DA đang triển khai để quản lý một cách hiệu quả, nhanh chóng hơn.

  3. Sheet "Quy trình": giúp nắm bắt tổng quan của một quy trình thực hiện DA là ntn.

  4. Sheet "Biểu mẫu": tổng hợp tất cả các Biểu mẫu có sẵn của các giai đoạn trong ĐTXD. Người dùng chỉ cần lọc biểu mẫu cần tìm, sẽ có sẵn nội dung chi tiết của từng biểu mẫu đó. Đến cả những mẫu báo cáo, mẫu thuyết minh rất dài còn có sẵn nha mn! Chỉ cần Click vào là ra!

  5. Sheet "Tiêu chuẩn": cập nhật một số danh mục tiêu chuẩn trong XD.

  6. Sheet "Link hay": giới thiệu các video, website, diễn đàn, group FB, Fanpage,...tham khảo.

Rất là hay ho, thú vị phải không nào?

# 2. Review của Bạn Nguyễn Anh Trọng, thành phố Hồ Chí Minh

Cảm ơn thầy Nguyễn Thế Anh và các anh chị em GXD, giờ tôi làm việc "phụ thuộc" GXD quá!

# XII. PHẢN HỒI, GÓP Ý

Nếu bạn thấy phần mềm có chỗ nào bất tiện cho bạn sử dụng, đừng ngại phản hồi vào các vị trí dưới đây, chúng tôi sẽ nghiên cứu cải tiến để công việc của bạn sẽ thuận lợi hơn:

  • Nếu có góp ý gì cho phần mềm QLDA GXD, mời bạn tham gia group Zalo sau và gửi góp ý cho chúng tôi nhé: https://zalo.me/g/wyiiky361 (opens new window);
  • Hoặc bạn có thể gửi ý kiến cho bất kỳ nhân viên GXD nào hoặc gửi trực tiếp tin nhắn cho CEO Nguyễn Thế Anh qua fb: facebook.com/dutoangxd.

GXD rất mong nhận được các ý tưởng, đóng góp ý kiến, hiến kế của bạn để phát triển phần mềm phục vụ bạn tốt hơn nữa.

Last Updated: 6/5/2021, 9:10:35 AM